Privacy Verklaring
Wat valt er onder bescherming persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Organisaties die persoonsgegevens in bezit hebben moeten daar zorgvuldig mee omgaan.
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor de Vereniging Vrijwilligers Ruïne van Brederode (VVRvB). Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. In deze privacyverklaring geven wij aan hoe de VVRvB voldoet aan deze wetgeving.
Van wie verwerkt de VVRvB persoonsgegevens?
De VVRvB verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad (verder te noemen “relaties”). Dat zijn gegevens van:
• Vrijwilligers en donateurs/sponsoren van de VVRvB.
• Mensen die interesse tonen in de activiteiten van de VVRvB of die in het recente verleden interesse getoond hebben.
• Personen die deelnemen of hebben genomen aan door de VVRvB georganiseerde activiteiten en/of acties, maar geen vrijwilliger of donateur/sponsor zijn;
• Personen die aan een organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad, bijvoorbeeld medewerkers van leveranciers.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het bestuur van de VVRvB is verantwoordelijk voor de juiste verwerking van de persoonsgegevens.
Waarvoor verwerkt de VVRvB persoonsgegevens?
VVRvB is een vereniging die zijn taken uit kan voeren door de inzet van vrijwilligers, mede mogelijk gemaakt door o.a. financiële ondersteuning van sponsors en donateurs. Om aan de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons aan te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de onze taken uitvoeren, de communicatie op passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.
Naam, adresgegevens en mailadressen gebruiken we om onze taken uit te voeren, contact te onderhouden met hen, om informatie te verschaffen over diverse onderwerpen en voor het toesturen van artikelen of uitnodigingen voor activiteiten etc. Voor de financiële administratie verwerken wij deze persoons- en bankgegevens om onze relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Verwerkt VVRvB bijzondere persoonsgegevens?
Nee, de VVRvB verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging. VVRvB draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daarnaar handelt.
Hoe gaat VVRvB met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging, voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt of wet- en regelgeving voorschrijft. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.
Wie kunnen er bij persoonsgegevens?
Alleen bestuursleden en vrijwilligers die een strikt omschreven taak hebben kunnen bij de persoonsgegevens van relaties.
Worden persoonsgegevens uitgewisseld met externe partijen?
VVRvB wisselt zonder expliciete toestemming geen persoonsgegevens van relaties uit met externe partijen; uitzondering is uit wettelijke bepalingen verplichte uitwisseling van persoonsgegevens, als er sprake is van een vitaal belang of als een algemeen belang zwaarder weegt dan de privacy van betrokkene(n).
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
De persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt bewaard en/of volgens bewaartermijnen vermeld in wet- en regelgeving. Ten behoeve van algemeen historisch belang kunnen persoonsgegevens bewaard worden, maar dit zal in beperkte vorm zijn en waar mogelijk geanonimiseerd.
Website en social media van de VVRvB
De website en social mediakanalen van de VVRvB worden gebruikt om informatie over de VVRvB te plaatsen, zoals, maar niet beperkt tot, informatie over activiteiten, achtergrondinformatie en informatie waarvan het bestuur verwacht dat het nuttig is voor onze relaties. Hiertoe kunnen van georganiseerde openbare activiteiten en evenementen foto’s op de website en social media geplaatst worden. Uiterste inspanning wordt getracht om te voorkomen dat oneigenlijk gebruik van de foto’s mogelijk is. Op verzoek worden foto’s waarop iemand herkenbaar in beeld is van de website verwijderd. Foto’s aangeleverd voor publicatie op de website of social media van VVRvB zullen waar mogelijk worden geplaatst met naamsvermelding van de fotograaf.
VVRvB verzamelt en bewaart niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie. VVRvB verzamelt via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens.
Kan ik zien welke gegevens VVRvB van mij verwerkt?
Elke relatie van de VVRvB heeft recht op inzage in de gegevens die de VVRvB verwerkt, is verantwoordelijk dat de door hen aan ons versterkte persoonsgegevens correct zijn en dient wijzigingen van persoonsgegeven direct te melden via vrijwilligersrvb@gmail.com. Op verzoek worden de geregistreerde gegevens verwijderd.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de VVRvB kunt u terecht bij het bestuur via vrijwilligersrvb@gmail.com. Ook voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek dient u contact op te nemen met het bestuur via vrijwilligersrvb@gmail.com. Het bestuur zal vervolgens aan haar wettelijke verplichtingen conform de meldplicht datalekken voldoen.
Wijzigingen privacy beleid
De VVRvB streeft naar een zo actueel mogelijk privacy beleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Op de website van de VVRvB, www.vrijwilligersbrederode.nl, is altijd het meest recente privacyverklaring beschikbaar.
